كيف لا تمتص في العمل عن بعد

بقلم توبياس فان شنايدر
ظهرت لأول مرة في مدونتي الشخصية

لقد كنت أحاول العمل عن بُعد (من المنزل ، في حالتي) منذ اللحظة التي حصلت فيها على وظيفتي الأولى. لست متأكدًا من السبب بالضبط ، لكنني لم أكن قد صنعت من أجل عمر 9 إلى 5 سنوات.

أنا لا أحب كل شيء عن العمل في المكتب. تنقلات يومية ، المحادثات الفارغة ، الانحرافات والاجتماعات بالطبع. لكن علاوة على ذلك ، لم تصل ذروة الإنتاجية إلى ذروتها عند العمل في بيئة مكتبية. لم أتمكن من عرض ساعات العمل الثمانية إلا بعد ذلك ، ثم ذهبت إلى المنزل لأقوم بعملي الإبداعي "الحقيقي". غالبًا ما لم أفعل أي شيء في المكتب ، فقط تظاهرت بأنني مشغولة قبل أن أتمكن من الاتصال به أخيرًا في الساعة 5 مساءً. كان ذلك منذ حوالي 14 عامًا ، وقد تغيرت الأمور قليلاً منذ ذلك الحين.

ليس أنا في الصورة ، لكن شخصًا آخر ، يتمتع بحياة العمل عن بُعد.

اليوم ، يبدو العمل عن بعد أكثر شعبية من أي وقت مضى. وفقًا لمسح أجرته مؤسسة جالوب مؤخرًا ، فإن 43٪ من الأميركيين العاملين قد عملوا عن بُعد بشكل ما خلال العام الماضي. تشير تقارير أخرى إلى أنه بحلول عام 2020 ، 50٪ من القوى العاملة الأمريكية ستعمل عن بعد. البعض لأنهم يريدون ، والبعض لأن عليهم.

وهذا منطقي. العمل عن بعد ، إذا تم بشكل صحيح ، هو وضع مربح للجانبين. وفقًا لهذه الدراسة ، نظرًا لاختيار زيادة بنسبة 10٪ أو خيار العمل عن بُعد ، اختار 53٪ من جميع المشاركين العمل عن بُعد بدلاً من الحصول على زيادة بنسبة 10٪. يعتبر إسقاط التنقل أحد أهم عوامل زيادة السعادة لأولئك الذين قاموا بالقفز. حتى لو كانت رحلتك 30 دقيقة فقط ، فإنه يحدث فرقًا كبيرًا ؛ تأثيره على مزاجك العام والسعادة هائلة. هناك أشياء قليلة يكرهها الناس أكثر من تنقلاتهم.

المزايا الأخرى للعمل عن بُعد هي جدول عمل أكثر مرونة ، وعادةً ما تكون تكلفة أقل للشركة التي توظفك (لا تحتاج إلى توفير مساحة مكتبية ، إلخ). الإيجابيات واضحة إلى حد ما لكلا الطرفين ، على الأقل على السطح.

ومع ذلك ، فقد علمت أنه أثناء العمل عن بُعد يجذب الكثير من الناس ، إلا أن قلة قليلة منهم يجيدونه. معظم الأشخاص الذين عملت معهم عن بُعد هم مشتتون وغير منتجين وبالتأكيد لا يؤدون الطريقة التي يريدونها أو حتى يريدونها. الحياة البعيدة ليست سهلة وعليك أن تتعلم كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.

هذه هي القواعد التي يجب اتباعها إذا كنت تريد أن تكون عاملًا عن بُعد ناجحًا ، على الأقل من وجهة نظري.

# 1. أعرف من أنت

على الرغم من أن البعض قد يقول "العمل عن بعد هو المستقبل" ، إلا أنني لا أعتقد أن هذه حقيقة عامة. إنها ببساطة لا تعمل من أجل الجميع.

لأحد ، والعمل عن بعد يمكن أن يكون وحيدا جدا. يحتاج البعض إلى محادثات watercooler اليومية وشعور ملموس بالانتماء. قد يكون هذا موجودًا إلى حد ما داخل فريق بعيد ، لكنه مختلف بطبيعته. على سبيل المثال ، قد تساعد محادثتك في Slack في استبدال محادثات watercooler اليومية ، ولكنها ليست مثل الجلوس ومشاركة الغداء مع زملائك في العمل.

بعض الأشخاص الذين تم إعطائهم الفرصة للعمل من المنزل ، لن ينجزوا أي شيء لأنهم يصرف انتباههم بسهولة أو يحتاجون ببساطة إلى جدول زمني ثابت وهيكل حياة المكتب.

اسال نفسك:

  • كم أقدر التفاعل الاجتماعي على مدار اليوم؟
  • ما هي الطرق المحددة التي يمكنني بها إنشاء توازن اجتماعي صحي كعامل بعيد؟ هل سيكون ذلك كافيا؟
  • كم أقدر وأعتمد على بنية بيئة المكتب؟

لقد عملت مع أشخاص كانوا شخصيتين مختلفتين تمامًا عند العمل عن بُعد مقارنة بالعمل في مكتب في الموقع. كن صريحًا مع نفسك بشأن هويتك وما تحتاج إليه قبل القفز إلى العمل عن بُعد.

"لا يوجد شيء أكثر سمية لبيئة العمل عن بعد من الأشخاص الذين يتخذون افتراضات."

# 2. الإفراط في التواصل

هذا هو إلى حد بعيد الممارسة الأكثر أهمية للعامل البعيد الناجح. يجب عليك الإفراط في التواصل ، إلى حد ما تقريبًا حيث تشعر أنك تتحدث إلى نفسك بصوت عالٍ.

يكمن التحدي في العمل عن بُعد في أنك لا تعرف حقًا ما يفعله الآخرون في فريقك. لا يمكنك المشي فقط وتسجيل الوصول معهم في مكتبهم أو تبادل بعض الكلمات خلال الغداء. تعني المزامنة عن بُعد أنه يتعين عليك جدولة مكالمة أو إزعاجها عبر الدردشة ، ولا يمكنك عقد اجتماعات طوال اليوم للتأكد من أنك قد علمت الجميع.

إن إحباطي الأكبر عند العمل مع أشخاص عن بعد هو عندما لا يتواصل هؤلاء الأشخاص - الأشخاص الذين لا يسألون أية أسئلة ، والذين لا يخبرون بمشاركة ما يفعلونه أو بما أنجزوه. من السهل الطيران تحت الرادار والاختفاء عند العمل خارج الموقع ؛ عليك ان تقاتل بنشاط ضدها.

الأكثر ضررًا هم أولئك الذين يتخذون افتراضات - على افتراض أن شخصًا ما سيفعل شيئًا حول X أو سيتواصل مع Y. لا يوجد شيء أكثر سمية لبيئة العمل عن بعد من الأشخاص الذين يقومون بالافتراضات:

"أوه ، لم أرد على هذا البريد الإلكتروني لأنني افترضت أنك ستفعل ذلك."

"افترضت أنك ستتواصل معي إذا كنت بحاجة إلى شيء ما."

"اعتقدت أنك فعلت ذلك بالفعل."

"اعتقدت أن هذا لم يكن بنفس الأهمية ، لذلك لم أفعل ذلك."

إزالة الافتراضات. الإفراط في التواصل وتكون سباقة حيال ذلك. تواصل فورًا وحاول إعلام الناس بما تفعله كثيرًا وبأقصى قدر ممكن من الكفاءة. هذا لا يعني أنك بحاجة لجدولة عشرات الاجتماعات ، لكن رسالة بسيطة في الدردشة الجماعية مثل "يا فريق ، اليوم سأعمل على X. فقط لمعلوماتك" ، يضع الجميع في نفس الصفحة ويعطي الناس الفرصة للقفز في إذا لزم الأمر.

الإفراط في التواصل مع كل شيء: ما تعمل عليه ، عندما تعتقد أنه سيتم ، إذا كنت تعمل خلفك وكم تتخلف. حتى إذا لم يستجب الأشخاص لتحديثاتك ، فيجب أن تكون متسقًا بشأنها. لمجرد أن أحدًا لم يعترف بتحديثك لا يعني أنه لا قيمة له - بل على العكس تمامًا. هذا يعني أنهم يشعرون بالاطمئنان والرضا عن وضعك الحالي

أحب العمل مع أشخاص يتحدثون عن رأيهم بأكبر قدر ممكن من الانفتاح ، والأشخاص الذين يتواصلون بشكل استباقي بشأن كل شيء ولا يخجلون من إزعاج شخص ما إذا اعتقدوا أنه مهم. أسوأ شيء يمكن أن يحدث عند العمل عن بعد هو أنك تعمل على شيء لمدة أسبوع كامل ، فقط لمعرفة أن كل ما قمت به لم يكن على الإطلاق ما كان فريقك يتوقع منك أن تفعله. الإفراط في التواصل يساعد على تحديد التوقعات. وكمكافأة ، يساعدك ذلك في إدارة وقتك بشكل أفضل ، لأن إبقاء فريقك على اطلاع يتطلب منك البقاء على رأس قائمة مهامك.

# 3. استخدم تحديث الوضع اليومي

نعم ، تتعلق القاعدة الثالثة أيضًا بالاتصال. هذا مهم.

أحاول عقد اجتماعات قليلة نسبيًا عند العمل عن بُعد. لا أحب المكالمات وأعتقد أن الوقت يهدر للجزء الأكبر. أقوم بإجراء مكالمات مع فريقي كل أسبوعين لأنها تزيد من الروح المعنوية ، ومن المؤكد أن القليل من الدردشة يساعدك على بناء علاقات مع فريقك (بعض الناس يحتاجون إلى هذا أكثر من غيرهم ، وسأعترف أنني أضعف الصيانة عندما يكون يأتي إلى التفاعل الاجتماعي). لكن في معظم الأيام ، أحب أن أكون فعالًا ومنتجًا. هذا هو السبب في أنني قررت العمل عن بعد.

ولكن هناك ممارسة واحدة كانت فعالة بشكل لا يصدق بالنسبة لي: تحديث الحالة اليومي. إنها رسالة بريد إلكتروني بسيطة يتم إرسالها في أي وقت تنتهي فيه يومك. يتبع تحديث الحالة هذا بعض القواعد وهي كما يلي:

لا يُسمح لك بقضاء أكثر من خمس دقائق في كتابة هذا التحديث. يجب أن تكون فعالة ، وقضاء أكثر من خمس دقائق في كتابة تحديث للحالة سيؤدي إلى هزيمة الهدف. من خلال فرض هذا الحد الزمني ، ستركز على أهم التفاصيل ولن يكون تحديث حالتك كابوسًا يقرأه الآخرون.

يستخدم فريقي عن بُعد تنسيقًا وقالبًا محددين لتحديث الحالة هذا ، والذي يبدو كما يلي:

ما عملت عليه اليوم

  • شيء فعلته
  • شيء آخر فعلت
  • شيء آخر فعلت

ما سوف أعمل غدا

  • شيء أريد القيام به غدا
  • شيء آخر أريد القيام به

أين أنا عالقة

  • بحاجة الى مساعدة مع XYZ

كل يوم تأخذ هذا القالب ، أضف نقاطك النقطية وأرسلها إلى فريقك. نظرًا لأنك لن تنفق سوى خمس دقائق كحد أقصى ، فهي إضافة سهلة إلى روتينك اليومي.

تعمل هذه العناوين الثلاثة على عجائب لك ولإنتاجية فريقك دون عقد أي اجتماعات على الإطلاق ، لا سيما عند العمل عبر المناطق الزمنية.

من خلال مشاركة ما عملت عليه اليوم ، أعرف ما أنجزته دون الاضطرار إلى السؤال. تتيح لي رؤية قائمة "غد" أن تعرف أن لديك ما يكفي على صفحتك لتكون مشغولًا غدًا ، بالإضافة إلى أنني أستطيع التخطيط لعملي حول مهامك. الأسوأ من ذلك ، يمكنني القفز والقول ، "مهلا ، لقد رأيت أنك تريد العمل على هذا غدًا ، لكن هل يمكنك العمل على هذا الشيء الآخر بدلاً من ذلك؟"

القائمة الثالثة في بريدك الإلكتروني "تحديث الوضع اليومي" هي الأهم: قائمة ما تتعثر عليه أو حيث تحتاج إلى مساعدة. إذا كنت ، بصفتي مديرك أو زميلك ، ترى نفس المهمة تحت عنوان "ما سأعمل عليه غدًا" و "أين أنا عالق" ، أعرف أنني أقفز لمساعدتك في كل ما تحتاج إليه حتى لا تكون على الطريق غدا. هذا هو أحد أسباب الحاجة إلى إرسال تحديث الحالة الخاص بك كل يوم. إذا واصلت رؤية أحد أعضاء الفريق يضع نفس المهمة تحت عنوان "أين أنا عالق" ، فأنا أعلم أن هناك خطأ ما.

ملاحظة أنا دائمًا أشجع الناس على ربط تحديثات الحالة الخاصة بهم بالعمل الذي يشيرون إليه. روابط Dropbox ، والصور ، والمهام في Basecamp - رابط إليها حتى أتمكن بسهولة من الحصول على المزيد من السياق إذا كنت في حاجة إليها. هذا سيوفر الوقت لكلينا.
 __

إن معرفة من أنت والإفراط في التواصل والحصول على بنية لكيفية التواصل هي في تجربتي الطرق الرئيسية الثلاث لتصبح عاملاً ناجحًا عن بعد. إذا قمت بهذه الأمور بشكل صحيح ، فسيتبعها كل شيء آخر.

شكرا لقرائتك،
توبياس

ملاحظة: عادةً ما أرسل هذه المقالات عبر قائمة بريدي الإلكتروني الشخصية قبل ظهورها بتنسيق أكثر تنظيماً هنا. شكرا لجميع القراء على مدخلاتهم وردود الفعل التي تشكل في نهاية المطاف شكل النهائي هذه المواد.

هل تريد معرفة المزيد عني؟ أنا Tobias مصمم ومصمم + مؤسس مشارك لـ Semplice ، وهي عبارة عن منصة محفظة للمصممين. كما تستضيف المعرض NTMY - المدير الفني السابق وتصميم الرصاص في سبوتيفي.